Cùng với sự bùng nổ của Internet, thư điện tử (electronic email) đã và đang là một cách thức liên lạc nhanh chóng, tiện lợi. Email không chỉ có tác dụng thông báo, trao đổi thông tin thông thường mà còn đóng vai trò như là một công cụ của marketing hiện đại. Nhưng làm thế nào để viết được một email hấp dẫn và hiệu quả là câu hỏi dành cho tất cả những người làm kinh doanh nói chung và đặc biệt là trong kinh doanh thương mại quốc tế nói riêng.
Qua
đây, tôi sẽ giới thiệu cho các bạn về các loại mail trong giao dịch thương mại
quốc tế. Đầu tiên chúng ta sẽ cùng đến
với “ENQUIRY”
ENQUIRY: thư
hỏi hàng được viết khi chúng ta muốn hỏi thêm thông tin liên
quan đến 1 sản phẩm, dịch vụ hay các thông tin liên quan mà chúng ta quan tâm.
Các lá thư này được viết dựa trên một quảng cáo chúng ta nhìn thấy trên báo, tạp
chí, thư quảng cáo,
…
Yêu
cầu: ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào điều cần
hỏi.
*Hướng
dẫn:
1. Opening:
Mở
đầu
Ø Nói
với nhà cung cấp bạn thuộc tổ chức, đơn vị nào? (Tell your supplier what sort of
organization you
are)
We are a co-operative wholesale society based in
Zurich
Our company is a subsidiary of Universal Business
Machines and we specialize
in...
We are one of the main producers of industrial
chemicals in Germany, and we are interested in
…
Ø Làm
thế nào bạn biết được công ty đang liên hệ? (How did you hear about the company
you are contacting)
We were given your name by the Hoteliers' Association
in Paris.
You were recommended to us by Mr John King,of Lawsom
& Davies, Merchant
Bankers.
The British Consulate in Madrid has told us that you
are looking for an agent in Spain to represent
you.
Ø Chúng
ta cũng có thể sử dụng lối diễn đạt khác (It’s possible to use other
references)
We were impressed by the selection of gardening tools
displayed on your stand at this year's Hamburg Gardening
Exhibition
Our associates in the packaging industry speak highly
of your Zeta packing machines, and we would like to have more information about
them. Could you send us
...
2. Asking
for catalogues, price lists,…: Yêu cầu ca-ta-lô, bản báo
giá,…
Could you please send your current catalogue and price
list for exhibition stands? We are particularly interested in stands suitable
for displaying
furniture.
We have heard about your latest equipment in laser
surgery and would like more
details.
Please send us any information you can supply, marking
the letter For the Attention of Professor Kazuhiro: Tokyo General Hospital,
Kinuta-Setagayaku, Tokyo,
Japan
Please would you send me an up-to-date price list for
your building
materials
3. Asking
for details – Yêu cầu chi
tiết
Khi hỏi về sản phẩm hay dịch vụ, bạn nên xác định cụ thể
mình muốn gì:
I will be attending the auction to be held at Turner
House on 16 February, and am particularly interested in the job lot listed as
Item No. 351.
Could you please give me more information about course
BL 362, which appears in the language-learning section of your summer
prospectus?
I would appreciate more details about the `University
Communications System' which you are currently advertising on your
website.
Bên
dưới là một vài mẫu thư
“ENQUIRY”
1>
Dear Sir /
Madam
I would like some information about your courses in
English for Business Executives, beginning in
July.
Please send me a prospectus, details of your fees, and
information about accommodation in London for the period July to December. If
possible, I would like to stay with an English
family.
Yours
faithfully
Y
.1.0WeAPPI,i/
Y. Iwanami (Ms)
*Request
for a
prospectus
2>
The Sales
Department
R.G. Electronics
AG
Havmart
601
D-50000 Min
1
Dear Sir /
Madam,
We are a large music store in the centre of Poitiers and
would like to know more about the re-writable and recordable CDs you advertise
in this month's edition of
'Lectron.
Could you tell us if the CDs are leading brand names, or
made by small independent companies, and whether they would be suitable for
domestic recording? We would appreciate it if you could send us some samples. If
they are of the standard we require, we will place a substantial order. We would
also like to know if you offer any trade
discounts.
Yours
faithfully
P.
gbarfat
P. Gerard
(M.)
Manager
*Reply to an
advertisement
Trong thư này, khách hàng viết để trả lời một quảng
cáo về đĩa CD trong 1 tờ báo thương mại. Người quảng cáo cung cấp ít thông tin
nên người viết muốn biết thêm chi
tiết
3>
Dear Mr
Merton
You were recommended to us by your trade association and
I am writing on behalf of our principals in Canada, who are interested in
importing chinaware from
England.
Could you send us your latest catalogue and price list,
quoting your most competitive
price?
Our principals are a large chain store in North America
and will probably place substantial orders if the quality and price of your
products are
suitable.
Many
thanks.
Linda
Lowe
Director
Sanders & Lowe
Ltd
Planter House, Princes
Street
London EC1
7DQ
Tel.: +44 (0)20 7
87457
Fax: +44 (0)20 7
87458
Email:
Llowe@sanlo.co.uk
*Enquiry
from a buying
agent
Các
công ty thường có các đại lý ở quốc gia khác bán hoặc mua sản phẩm của
họ
Hy
vọng qua bài này anh chị sẽ nắm kiến
thức cơ bản về cách viết Enquiry
Letter
Cám ơn
0 nhận xét: